Informatika, Teknologi, dan Informasi Umum terbaru yang di ulas secara informatik

Sunday, May 13, 2018

Cara mailing (Surat Masal) menggunakan ms word

Pernahkan membuat surat baik itu surat undangan formal maupun surat undangan pernikahan dimana sang penerima yang akan di undang cukup banyak, semisal 50 orang penerima ? repotkah ?. Apakah harus mengetikkan 50 nama di setiap surat sehingga di tampilan terdapat 50 halaman surat yang sudah berisi nama penerima. Kemudian akan dihadapkan adanya perubahan jadwal dan lain sebagainya dalam surat dapat mengganggu efektifitas dan keakuratan data surat. Kali ini sebagai solusi dari permasalahan tersebut diatas akan di bahas artikel tentang cara menggunakan mailing dalam surat masal.
Mailings merupakan salah satu menu tersendiri yang ditampilkan pada ms word, yang fungsinya digunakan untuk membuat surat masal dengan format yang sama namun yang membedakan adalah data atau penerima dari surat yang dibuat. Hal ini sangat bermanfaat untuk mengolah data penerima dan surat yang dibuat menjadi lebih efisien dan efektif apabila terdapat kesalahan atau perubahan dari surat yang dibuat tanpa harus membuat surat menjadi lebih banyak ditampilkan pada tampilan ms word, hal ini dikarenakan apabila menggunakan mailing maka data atau surat hanya di tampilkan dalam satu tampilan layar computer. Dan apabila terdapat kesalahan dalam penulisan data penerima dapat langsung melakukan perbaikan dalam database yang sudah di tentukan.
Selain itu, menggunakan mailings dapat menghemat media penyimpanan menjadi lebih sedikit bila dibandingkan tanpa mailing.
Langsung saja cara mengggunakan mailing
1.       Masuklah ke ms word dan klik menu mailing akan terdapat beberapa toolbox seperti create group, start mail merge group, wirte & insert fields group, preview results group dan finish group.
2.       Klik Select Recipients di start mail merge, terdapat 3 pilihan diantaranya adalah type new list sub menu ini digunakan apabila belum memiliki data yang akan dimasukkan kedalam surat, perintah ini digunakan apabila membuat mailing mulai dari awal. Use Exiting List adalah perintah apabila data sudah dan siap di gunakan, sedangkan pembuatan data dapat dilakukan menggunakan ms Access. Select from outlook contacts data terdapat pada outlook.
3.       Klik Type New List, maka akan tampil box New Addres List yang terdiri dari beberapa kolom dengan nama title, First Name, Last Name dst.
4.       Klik Customize Columns, untuk merubah nama kolom default menjadi nama kolom yang disesuaikan dengan data surat yang di buat. Karena yang dalam artikel ini hanya penerima dan alamat peneriman saja maka kolom hanya dibuat sebanyak 2 saja.
Gunakan tombol Add = untuk menambahkan judul kolom, Rename= digunakan untuk mengganti nama dari nama kolom yang sudah ada, Delete= untuk menghapus nama kolom yang tidak dibutuhkan. Move Up = untuk menyusun nama kolom ke atas Move Down = menyusun nama kolom ke bawah.
5.       Setelah selesai pengaturan nama dan posisi kolom selanjutnya klik Ok, isilah data sesuai dengan nama kolom masing-masing setelah itu klik ok.
6.       Simpan data dengan nama file yang diinginkan seperti Undangan. Setelah klik simpan/save maka tampilan ms word pada menu mailing toolbar edit recipient list dan Write & Insert Fields group serta Preview Results Group dan juga Finish Group akan aktif
7.       Sampai disini sudah selesai penyiapan data 

Langkah lanjutan
1.       Buatlah surat seperti berikut ini :


2.       Blok tanda ‘’…………………….’’ Pada baris Yth, Bapak/Ibu kemudian klik toolbar Insert Merge Field Klik Nama Penerima maka akan berubah tampilan menjadi «Nama_Penerima», lakukan hal yang sama pada tanda “……………………………..” yang kedua dengan alamat penerima «Alamat_Penerima»
3.       Setelah menyelesaikan langkah tersebut, selanjutnya klik toolbar Preview Results. Maka «Nama_Penerima» akan berubah menjadi nama orang penerima yang sebelumnya sudah dimasukkan kedalam database, begitu pula akan berdampak pada alamat penerima.
4.       Untuk mencetak surat klik Finish Merge klik Print Document
Demikian semoga bermanfaat.
Apabila menemui kendala silahkan tonton video berikut.