Pernahkan membuat surat baik itu
surat undangan formal maupun surat undangan pernikahan dimana sang penerima yang
akan di undang cukup banyak, semisal 50 orang penerima ? repotkah ?. Apakah
harus mengetikkan 50 nama di setiap surat sehingga di tampilan terdapat 50
halaman surat yang sudah berisi nama penerima. Kemudian akan dihadapkan adanya
perubahan jadwal dan lain sebagainya dalam surat dapat mengganggu efektifitas
dan keakuratan data surat. Kali ini sebagai solusi dari permasalahan tersebut
diatas akan di bahas artikel tentang cara menggunakan mailing dalam surat
masal.
Mailings merupakan salah satu
menu tersendiri yang ditampilkan pada ms word, yang fungsinya digunakan untuk
membuat surat masal dengan format yang sama namun yang membedakan adalah data
atau penerima dari surat yang dibuat. Hal ini sangat bermanfaat untuk mengolah
data penerima dan surat yang dibuat menjadi lebih efisien dan efektif apabila
terdapat kesalahan atau perubahan dari surat yang dibuat tanpa harus membuat
surat menjadi lebih banyak ditampilkan pada tampilan ms word, hal ini
dikarenakan apabila menggunakan mailing maka data atau surat hanya di tampilkan
dalam satu tampilan layar computer. Dan apabila terdapat kesalahan dalam
penulisan data penerima dapat langsung melakukan perbaikan dalam database yang
sudah di tentukan.
Selain itu, menggunakan mailings
dapat menghemat media penyimpanan menjadi lebih sedikit bila dibandingkan tanpa
mailing.
Langsung saja cara mengggunakan
mailing
1.
Masuklah ke ms word dan klik menu mailing akan terdapat beberapa toolbox
seperti create group, start mail merge group, wirte & insert fields group,
preview results group dan finish group.
2.
Klik Select Recipients di start mail merge, terdapat 3
pilihan diantaranya adalah type new list sub menu ini digunakan
apabila belum memiliki data yang akan dimasukkan kedalam surat, perintah ini
digunakan apabila membuat mailing mulai dari awal. Use Exiting List
adalah perintah apabila data sudah dan siap di gunakan, sedangkan pembuatan data
dapat dilakukan menggunakan ms Access. Select from outlook contacts
data terdapat pada outlook.
3.
Klik Type New List, maka akan tampil box New Addres
List yang terdiri dari beberapa kolom dengan nama title, First
Name, Last Name dst.
4.
Klik Customize Columns, untuk merubah nama kolom default
menjadi nama kolom yang disesuaikan dengan data surat yang di buat. Karena yang
dalam artikel ini hanya penerima dan alamat peneriman saja maka kolom hanya
dibuat sebanyak 2 saja.
Gunakan
tombol Add = untuk menambahkan judul kolom, Rename= digunakan
untuk mengganti nama dari nama kolom yang sudah ada, Delete=
untuk menghapus nama kolom yang tidak dibutuhkan. Move Up = untuk
menyusun nama kolom ke atas Move Down = menyusun nama
kolom ke bawah.
5.
Setelah selesai pengaturan nama dan posisi kolom selanjutnya klik Ok,
isilah data sesuai dengan nama kolom masing-masing setelah itu klik ok.
6.
Simpan data dengan nama file yang diinginkan seperti Undangan. Setelah
klik simpan/save maka tampilan ms word pada menu mailing toolbar edit
recipient list dan Write & Insert Fields group serta Preview Results Group
dan juga Finish Group akan aktif
7.
Sampai disini sudah selesai penyiapan data
Langkah
lanjutan
1.
Buatlah surat seperti berikut ini :
2.
Blok tanda ‘’…………………….’’ Pada baris Yth, Bapak/Ibu kemudian klik toolbar
Insert Merge Field Klik Nama Penerima maka akan
berubah tampilan menjadi «Nama_Penerima», lakukan hal yang sama pada tanda “……………………………..”
yang kedua dengan alamat penerima «Alamat_Penerima»
3.
Setelah menyelesaikan langkah tersebut, selanjutnya klik toolbar Preview
Results. Maka «Nama_Penerima» akan berubah menjadi nama orang penerima
yang sebelumnya sudah dimasukkan kedalam database, begitu pula akan berdampak
pada alamat penerima.
4.
Untuk mencetak surat klik Finish Merge klik Print
Document
Demikian semoga bermanfaat.
Apabila menemui kendala silahkan tonton video berikut.
Apabila menemui kendala silahkan tonton video berikut.
