Mailing LIst berfungsi untuk membantu meringankan pencetakan data yang memiliki kemiripan, seperti surat undangan, dimana isi sama namun penerima dan alamat yang berbeda. Dengan menggunakan mailing list pekerjaan akan lebih mudah tanpa perlu membuat berlembar lembar lembar kerja untuk membuat lebih banyak surat dengan nama dan alamat. Adapun tata cara sebagai berikut:
LANGKAH I. PENGATURAN DATABASE
1. Klik menu mailings
2. Klik start mail merge,
3. Klik Select Recipient
4. Klik Type new list
Maka akan tampil New Address List
· New Entry untuk menambahkan data baru
· Find untuk menemukan data baru
· Delete Entry untuk menghapus data didalam tabel
· Customize Columns untuk merubah, menghapus, menambah judul tabel pada masing-masing kolom
4.1. Merubah nama kolom (field)
Untuk merubah nama masing-masing kolom pada tabel yang harus dilakukan adalah sebagai berikut:
a. Klik Customize Column
Di tampilan Costumize Address List terdapat 7 tombol perintah yakni :
1) add untuk menambahkan field
2) Delete untuk menghapus field
3) Rename untuk mengganti nama field
4) Move Up untuk memindahkan field ke posisi atas
5) Move Down untuk memindahkan field ke posisi bawah
6) Ok untuk melanjutkan perintah
7) Cancel untuk membatalkan seluruh perintah yang telah diberikan
b. Selanjutnya pada tampilan Customize Addres List hapus seluruh nama dalam Field Names dengan cara :
1. Klik salah satu fields names seperti Title kemudian
2. Klik Delete,
3. Pada display pilihan Yes/No klik yes, sehingga nama fields akan terhapus dari daftar field names dengan sendirinya
c. Setelah semua Fields Names terhapus, gantilah dengan menambahkan field baru, dengan cara
1. Klik add, tuliskan nama fields yang diinginkan pada kolom Add Field (Type a name for your field), contoh nama, alamat.
2. Kemudian Ok, untuk melihat hasil maka pada kolom Field Names akan muncul nama/kata yang telah dimasukkan. Selanjutnya lakukan hal yang sama apabila akan menambahkan field baru.
contoh :
contoh :
4.2. Mengisi data dalam kolom field
Jika telah selesai menambahkan semua filed kedalam data maka selanjutnya adalah menambahkan isi dari masing-masing kolom sesuai dengan nama field yang telah dibuat.
Contoh pada kolom field nama masukkan nama yang diinginkan.
5. Simpan data
Data yang sudah dibuat kemudian disimpan dengan nama Data Surat. tentukan tempat penyimpanan, misal di My Document agar mudah untuk ditelusuri di waktu selanjutnya.
LANGKAH KE II MENGHUBUNGKAN DATA KE LEMBAR KERJA
Selanjutnya kembali ke lembar kerja, pada tab menu Mailings telah aktif beberapa toolbar perintah, seperti edit recepient list, finish & Merge, Insert Merge Greeting Line, Address Block yang menandakan instruksi yang dilakukan berjalan dengan baik.
Aktif seperti berikut:
Tidak aktif seperti berikut:
Namun apabila toolbar tidak aktif berkemungkinan bahwa saat membuat database lembar kerja berbeda sehingga perlu di hubungkan kembali ke database yang tadinya dibuat dengan sebagai berikut:
Setelah melakukan langkah diatas Kemudian pada lembar kerja Ms Word ketikkan/buatlah surat seperti berikut ini:
Aktif seperti berikut:
Namun apabila toolbar tidak aktif berkemungkinan bahwa saat membuat database lembar kerja berbeda sehingga perlu di hubungkan kembali ke database yang tadinya dibuat dengan sebagai berikut:
1. Klik tab
menu Mailing
2. Klik Select
Recipients
3. Klik Use
Existing List
Cari nama file yang berisi database
yang telah dibuat misalah Data Surat
4. Toolbar yang
tadinya tidak aktif akan aktif kembali
Kepada Yth
Bapak/Ibu ……… 1
Di ………. 2
Dengan Hormat,
Sehubungan dengan (isi)
Setelah membuat format surat diatas selanjutnya adalah
1. Blok dengan cara tekan tombol Shift bersamaan dengan tombol tanda panah ke kanan yang dimulai pada anda titik warna merah hingga angka 1
2. Klik Toolbar Insert Merge Field kemudian klik nama
Maka akan tampil <<nama>> atau akan tampil isi dari kolom nama yang telah diatur pada database
3. Lakukan hal serupa untuk tanda merah ke 2 yakni alamat
Maka akan tampil <<alamat>>
4. Selanjutnya klik Preview Result , maka akan tampil isi dari kolom data yang telah di isi sebelumnya
Untuk membantu lebih memahami silahkan klik Cara cepat membuat mailings atau surat masal atau simak video berikut :
